Do podstawowych obowiązków Biura ds. Stopni należy obsługa administracyjna procesu nadawania stopni doktora i doktora habilitowanego oraz obsługa administracyjna szkoły doktorskiej.

Obsługa administracyjna procesu nadawania stopni doktora i doktora habilitowanego:

• obsługa administracyjna posiedzeń rad dziedziny (organizacja posiedzeń, protokołowanie, przygotowywanie projektów uchwał),
• przygotowywanie umów dotyczących przeprowadzania postępowań o nadanie stopnia doktora i doktora habilitowanego,
• przygotowywanie kosztorysów postępowań o nadanie stopnia doktora i doktora habilitowanego,
• przygotowywanie umów z promotorami, promotorami pomocniczymi, recenzentami,
• przygotowywanie umów z członkami komisji habilitacyjnych,
• przyjmowanie wniosków o wszczęcie postępowania o nadanie stopnia doktora,
• gromadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z przeprowadzaniem postępowań o nadanie stopnia doktora i doktora habilitowanego,
• przekazywanie decyzji administracyjnych dotyczących postępowań o nadanie stopnia doktora i doktora habilitowanego,
• organizacja obron doktorskich,
• umieszczanie w BIP i w systemie POL-on rozpraw doktorskich i ich recenzji,
• prowadzenie księgi dyplomów doktorskich
• obsługa administracyjna komisji habilitacyjnych,
• organizacja kolokwiów habilitacyjnych,
• obsługa administracyjna procesu nadawania tytułu profesora,
• umieszczanie w BIP i w systemie POL-on dokumentów określonych w art. 222 ustawy,
  współpraca z wydziałami i instytutami przy przygotowywaniu wniosków o nadanie uprawnień do nadawania stopnia doktora i doktora habilitowanego,
• przygotowanie projektów aktów prawnych dotyczących procedur nadawania stopni doktora i doktora habilitowanego na UKW.

Obsługa administracyjna szkoły doktorskiej:

• opracowywanie projektów aktów prawnych dotyczących działalności szkoły doktorskiej,
  obsługa administracyjna rekrutacji do szkoły doktorskiej,
• obsługa administracyjna składania aktów ślubowania przez doktorantów,
• przygotowywanie dokumentów i prowadzenie spraw związanych z kształceniem cudzoziemców w szkole doktorskiej,
• sporządzanie sprawozdań, statystyk i analiz w zakresie spraw dotyczących doktorantów,
  wprowadzanie danych dotyczących doktorantów do systemu POL-on,
• prowadzenie dokumentacji związanej z ubezpieczeniem zdrowotnym doktorantów,
• wydawanie indeksów oraz ich duplikatów, wydawanie i prolongata legitymacji doktoranckich, prowadzenie rejestru wydanych indeksów i legitymacji,
• ewidencja doktorantów szkoły doktorskiej, prowadzenie i przechowywanie akt osobowych doktorantów, archiwizacja akt osobowych absolwentów,
• obsługa systemu USOS UKW z zakresie związanym z programem nauczania doktorantów,
  bieżąca obsługa doktorantów, m. in. wystawianie zaświadczeń, informowanie o sprawach związanych z tokiem kształcenia oraz o decyzjach rady i dyrektora szkoły doktorskiej,
  rozliczanie doktorantów z zaliczeń i egzaminów,
• zbieranie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentacji przebiegu kształcenia,
  przygotowywanie kart obiegowych dla doktorantów,
• sporządzanie danych statystycznych i sprawozdań na wniosek jednostek organizacyjnych Uniwersytetu oraz instytucji zewnętrznych,
• prowadzenie spraw związanych z zajęciami dydaktycznymi realizowanymi przez nauczycieli akademickich w szkole doktorskiej, w szczególności: kontrola rozliczania pensum oraz godzin ponadwymiarowych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Uniwersytetu i kompletowanie dokumentów dotyczących wypłat za godziny ponadwymiarowe i usługi edukacyjne dla nauczycieli akademickich,
• prowadzenie strony internetowej szkoły doktorskiej.