Wyjazdy krajowe
Zasady rozliczania wyjazdów krajowych ze środków na badania
Zasady rozliczania wyjazdów krajowych reguluje Zarządzenie Nr 38/2021/2022
Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 14 marca 2022 r. dotyczącego krajowych i zagranicznych wyjazdów pracowników Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego oraz zasad finansowania kosztów wyjazdów krajowych i zagranicznych osób niebędących pracownikami uczelni.
Na podstawie (art. 23 ust. 2 pkt 2) ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2021 r. poz. 478 z późń. zm.)
oraz
Zarządzenie Nr 21/2022/2023 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 17 stycznia 2023 r. zmieniające Zarządzenie Nr 77/2020/2021 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 czerwca 2021 r. w sprawie Regulaminu dotyczącego krajowych i zagranicznych wyjazdów pracowników Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego oraz zasad finansowania kosztów wyjazdów krajowych i zagranicznych osób niebędących pracownikami uczelni. Na podstawie art. 23 ust. 2 pkt 2) ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz.U. z 2022 r. poz. 574 z późń. zm.)
Wyjazdy pracowaników rozlicza się na podstawie:
- Wniosku wyjazdowego dotyczącego działalności naukowej (nie dotyczy konsultacji, kwerend i badań terenowych trwających maksymalnie dwa dni), (załącznik nr 2)
- druku polecenia wyjazdu służbowego (dokument delegacji, załącznik nr 1),
- oświadczenia do rozliczenia podróży służbowej (dotyczy diet, załącznik nr 3),
- ew. ewidencji przebiegu pojazdu (+ umowa na używanie samochodu osobowego do celów podróży służbowej) - w przypadku podróży służbowej prywatnym samochodem .
Wyjazdy krajowe osób nie będących pracownikami uczelni (doktorantów, ekspertów, wykonawców projektu) rozlicza się na podstawie:
- Wniosku o finansowanie kosztów wyjazdu krajowego (Załącznik nr 5a, 6a)
- Umowy wyjazdowej (nie dotyczy konsultacji, kwerend i badań terenowych trwających maksymalnie dwa dni), (Załącznik nr 5b, 6b)
- Rozliczenia kosztów wyjazdu (Załącznik nr 5c, 6c)
- W przypadku doktorantów ew. Ewidencji przebiegu pojazdu (Załącznik nr 15) (+ umowa o używanie pojazdu doktoranta do celów badawczych) - w przypadku podróży służbowej prywatnym samochodem (Załącznik nr 4/2023)
W przypadku krajowych płatnych konferencji /szkoleń w trybie on-line obowiązuje złożenie wniosku wyjazdowego dotyczącego działalności naukowej/ Umowy wyjazdowej do Działu Nauki.
Wyjazdy służbowy w celach naukowych samochodem prywatnym, rozlicza się:
- UWAGA ZMIANA! Wniosku o wyrażenie zgody na używanie pojazdu do celów podróży służbowej (Załącznik nr 1/2023) zamiast pisma do Prorektora ds. Nauki
- Umowy na używanie samochodu osobowego do celów podróży służbowej (w dwóch egzemplarzach) lub aneksu do umowy (w dwóch egzemplarzach) (Załącznik nr 2/2023, 14)
- Ewidencji przebiegu pojazdu (Załącznik nr 15)
UWAGA ZMIANA! Ew. oświadczenie pasażera które było osobnym załącznikiem składa się na Ewidencji przebiegu pojazdu (Załącznik nr 15)
Wyjazdy odbyte przed datą podpisania umowy nie podlegają rozliczeniu.
Używanie prywatnych samochodów do celów związanych ze studiami przez doktorantów
- Doktoranci UKW mogą używać do celów podróży służbowych samochodów osobowych niebędących własnością UKW do celów badawczych na zasadach określonych w Zarządzeniu Nr 21/2022/2023 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 17 stycznia 2023 r
- Wniosek doktoranta o wyrażenie zgody na używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych (załącznik nr 3/2023) zaopiniowany przez Dyrektora Szkoły Doktorskiej/Kierownika Studiów Doktoranckich, promotora oraz dysponenta środków, rozpatruje Prorektor ds. Nauki.
- W przypadku uzyskania zgody na używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów badawczych, doktorantowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu wyliczony jako iloczyn przejechanych kilometrów stawki (0,5000).
- Z doktorantem, który uzyskał zgodę na używanie samochodu osobowego niebędącego własnością UKW do celów podróży służbowej obowiązuje zawarcie umowy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 4/2023 (aneks do umowy – załącznik nr 19), którą podpisuje Prorektor przy kontrasygnacie finansowej Kwestora. Przy zawieraniu umowy należy zaplanować liczbę kilometrów na cały okres jej trwania oraz wpisać stawkę za jeden kilometr 0,5000. Zawiera się umowę na okres jednego roku, w indywidualnych sytuacjach możliwe jest zawarcie umowy na okres krótszy niż rok.
- Umowę na używanie samochodu osobowego do celów podróży służbowej podpisuje się i przedkłada do Działu Finansowego przed planowanym terminem wyjazdu.
- Wyjazdy odbyte przed datą podpisania umowy nie podlegają rozliczeniu.
Prawidłowo wypełniony dokument delegacji powinien zawierać:
- pieczątkę jednostki organizacyjnej, numer delegacji,
- datę i miejsce wyjazdu,
- cel wyjazdu,
- środek lokomocji,
- podpis dysponenta środków (!), pracownika i przełożonego,
- informacje o źródle finansowania (np. temat projektu),
- datę, godzinę oraz miejscowość wyjazdu i powrotu.
W przypadku krajowych płatnych konferencji /szkoleń w trybie on-line obowiązuje złożenie wniosku wyjazdowego dotyczącego działalności naukowej do Działu Nauki (Załącznik nr 2)
UWAGA!
Wszystkie dokumenty składane do Działu Nauki powinny zostać dostarczone nie później niż 14 dni przed planowaną podróżą.
W przypadku obowiązku opłaty wpisowego na konferencję wniosek należy złożyć nie później niż 14 dni przed upływem daty dokonania opłaty.
Wniosków wyjazdowych dotyczących działalności naukowej/ Umów o wyjazd krajowy składanych po dacie wyjazdu nie rozpatruje się.
Uwaga! Pracownicy i doktoranci biorący udział w konferencjach organizowanych przez Uniwersytet Kazimierza Wielkiego nie mogą sami uiszczać opłaty, ponieważ uniemożliwi to zwrot pieniędzy przez kwesturę. Należy złożyć umowę o finansowanie udziału w konferencji lub wniosek wyjazdowy, a Dział Nauki dokona przeksięgowania odpowiedniej kwoty na konto organizatorów. Złożenie umowy/wniosku ze wszystkimi podpisami jest równoznaczne z dokonaniem opłaty, Dział Nauki będzie informował organizatorów o złożeniu umowy/wniosku przez doktoranta/pracownika.
Aktualne stawki (2023):
- pełna dieta - 45 zł (również dla doktorantów!!!)
- nocleg - max. 900 zł
- ryczałt za nocleg - 67,50 zł za każdy nocleg
- ryczałt na dojazd - 9 zł za każdą rozpoczętą dobę.
Do wniosku wyjazdowego/umowy doktoranta bądź też na odwrocie faktury za nocleg należy dołączyć informację, czy opłata za dany nocleg zawiera cenę śniadania.
- Aktualnie nie obowiązują tzw. kilometrówki do wysokości cen biletów.
- W przypadku braku zgody na kilometrówkę koszty podróży rozliczane są na podstawie załączonych biletów.
Wyjazdy na konferencje rozliczane są na podstawie wniosku wyjazdowego/umowy o wyjazd krajowy (patrz Formularze) z dołączonymi informacjami o konferencji od organizatorów (w tym wysokość opłaty konferencyjnej i numer konta, na które opłatę należy przelać, maksymalny termin dokonania opłaty) oraz orientacyjnym kosztorysem, a także delegacji (w przypadku doktorantów druku rozliczenia), którą należy pobrać w macierzystej jednostce i która musi być dwukrotnie podpisana przez dziekana (z przodu i z tyłu);
Wyjazdy na kwerendy dłuższe niż dwudniowe, staże itp. rozliczane są na podstawie wniosku wyjazdowego/umowy o wyjazd krajowy, z dołączonym planem kwerendy i kosztorysem wyjazdu oraz delegacji (druku rozliczenia).
Wyjazdy na kwerendy czy konsultacje jedno- i dwudniowe rozliczane są na podstawie delegacji (nie dotyczy doktorantów, Ci rozliczają się na podstawie umowy i druku rozliczenia!).
WYJAZDY KRAJOWE NA STAŻ
W przypadku wyjazdów dotyczących działalności naukowej (STAŻ) trwających powyżej 2 dni, przed wyjazdem i wypełnieniem dokumentu delegacji (załącznik nr 1 do zarządzenia nr 38/2021/2021) należy złożyć do Działu Nauki zaproszenie na staż naukowy, plan stażu.
W przypadku wyjazdów krajowych na staż, elementem rozliczenia wyjazdu jest przedłożenie w Dziale Nauki sprawozdania merytorycznego z odbycia stażu, wraz z opinią jednostki przyjmującej, zaakceptowane przez bezpośredniego przełożonego, Dziekana/Dyrektora Instytutu pobytu na stażu)
UWAGA!
Zmiana w realizowanej podróży służbowej, zarówno krajowej jak i zagranicznej lub jej przerwanie w odniesieniu do planu określonego we wniosku wyjazdowym wymagają zgody bezpośredniego przełożonego Dziekana/Dyrektora, właściwego prorektora oraz kierownika projektu, jeśli wyjazd jest realizowany w jego ramach.
Koszty związane z przerwaniem podróży służbowej nie są rozliczane w ramach delegacji.
