Zasady rozliczania wydatków
1. Złożenie zapotrzebowania w odpowiednim terminie
Zapotrzebowanie podpisuje:
- Wnioskodawca
- Dysponent środków (czyli kierownik danego projektu), Wnioskodawca może być jednocześnie Dysponentem środków, wtedy podpisuje się dwukrotnie
Na zapotrzebowaniu należy określić źródło finansowania zakupu. Dział Nauki potwierdza dostępność środków.
W przypadku tłumaczenia/ korekty tłumaczenia zapotrzebowanie opiniuje Dziekan.
2. Określenie trybu realizacji zapotrzebowania
Dział Zamówień Publicznych określa tryb realizacji zakupu, np.:
- zakup bezpośredni
- rozeznanie rynku - konieczność wypełnienia dodatkowego druku (np. Protokołu z postępowania o udzielenie zamówienia, którego wartość nie przekracza 10.000 złotych netto)
- zapytanie ofertowe - konieczność złożenia wniosku (WNIOSEK W SPRAWIE WSZCZĘCIA POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO POWYŻEJ/PONIŻEJ* 30.000 EURO)
- usługa społeczna - informacje DZP
- przetarg nieograniczony - realizowany przez odpowiednie jednostki UKW
- realizacja umowy.
Od trybu zależy czas realizacji zapotrzebowania. Przetargi na niektóre materiały są dokonywane tylko dwa razy w roku. Informacja o terminie składania zapotrzebowań na tonery, sprzęt komputerowy czy elektryczny jest przesyłana mailowo.
Szczegóły dokonywania zakupów ze środków publicznych określa Regulamin.
3. Faktura (lub rachunek) wystawiona na Uniwersytet Kazimierza Wielkiego (NIP: 5542647568)
Faktura musi być opisana na odwrocie (np. ksero materiałów potrzebne do realizacji badań w ramach projektu...") przez kierownika projektu, przez niego podpisana i dostarczona do Działu Nauki.
Dowód „OT” – dokument przyjęcia środka trwałego na stan majątku Uniwersytetu jest wystawiany w trzech egzemplarzach przez pracownika prowadzącego ewidencję środka trwałego, akceptowany przez kierownika odpowiedzialnego za dane pole spisowe oraz pracownika użytkującego dany środek trwały:
- oryginał jest podłączony pod fakturę i przekazany do Działu Księgowości,
- pierwsza kopia jest przekazywana do Zespołu Samodzielnych Stanowisk ds. Ewidencji Majątku i Inwentaryzacji,
- druga kopia pozostaje w dokumentacji pracownika prowadzącego ewidencję środków trwałych
https://www.ukw.edu.pl/akty-prawne/plik/546/Nr_21_2008_2009_obieg_dokumentow.pdf
