Dokumenty, które należy złożyć w Dziale Nauki, do 31 stycznia

1.  Zaakceptowane przez Dziekana pismo skierowane do Prorektora ds. Nauki  z prośbą o zgodę na zorganizowanie imprezy naukowej, zawierające następujące dane:

• organizator (wydział, instytut, katedra, zakład)
• tytuł imprezy, czas jej trwania i przybliżony termin
• rodzaj wydarzenia naukowego (konferencja, sympozjum, seminarium, warsztaty, kongres) o zasięgu krajowym lub międzynarodowym
• opis merytoryczny, cel, proponowany program
• przewidywana liczba uczestników ogółem, w tym: z UKW, z kraju, z zagranicy
• skład komitetu organizacyjnego i naukowego, współorganizatorzy – wymienić wszystkie jednostki organizacyjne biorące udział w organizowaniu imprezy naukowej
• miejsce konferencji / sympozjum / seminarium / warsztatów / kongresu,  przewidywane imprezy towarzyszące (wystawa, sprzedaż publikacji****, wycieczka, bankiet, itd.
• wysokość opłaty konferencyjnej 
• wzór zaproszenia i wzór zgłoszenia na konferencję, który uwzględnia:  pytania o dostępność tj.  "Prosimy o podanie informacji dotyczących ewentualnych szczególnych potrzeb w zakresie dostępności architektonicznej, cyfrowej, informacyjno-komunikacyjnej, zgodnie z Ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062, z późn. zm.), umożliwiających udział w organizowanym przedsięwzięciu.", oraz zawiera klauzulę infomacyjną dla uczestników konferencji 
• do podania o zgodę na organizację konferencji należy dołączyć wniosek o upoważnienie RODO

2.  Kosztorys  uwzględniający źródło finansowania,  ewentualne koszty wynajmu sal, koszty pośrednie w wysokości 20 %,  zgodnie z  §3 pkt. 4. 14 Zarządzenia nr 45/2019/2020 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 25.02.2020 r.  (wzór kosztorysu jest dostępny tutaj)

 

ROZLICZENIE KONFERENCJI

1. Wszystkie wydatki należy poprzedzić złożeniem zapotrzebowania, a następnie udokumentować fakturami VAT lub rachunkami wystawionymi na Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, ul. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz, NIP 5542647568. Faktury i rachunki muszą być opisane i podpisane przez dysponenta środków, oraz organizatora konferencji pod względem merytorycznym. 

2. Organizatorzy ustalają szczegóły i rozliczają konferencję / sympozjum / seminarium / warsztaty / kongres w Dziale Nauki w terminie do miesiąca od jej zakończenia.

3. Po zakończeniu konferencji w Dziale Nauki oraz drogą mailową (dominika.przygoda@ukw.edu.pl) należy złożyć informacje o zorganizowanej konferencji naukowej (patrz załącznik). 

 Wskazówki dla organizatorów:

• impreza powinna się samofinansować
• w skalkulowanej opłacie konferencyjnej należy ująć: wpisowe, koszt noclegów, wyżywienia, imprez towarzyszących, ewentualnie koszt materiałów konferencyjnych i publikacji
• wszyscy uczestnicy (w tym zaproszeni) koszty dojazdu do Bydgoszczy pokrywają we własnym zakresie
• gdy impreza odbywa się poza Bydgoszczą – w kosztach należy przewidzieć cenę środków transportu (autokar, mikrobus, itp.), podobnie w przypadku organizowania wycieczek
• sprawy publikacji, druku i inne związane z wydawnictwami – organizatorzy załatwiają w Wydawnictwie UKW