Dokumenty, które należy złożyć w Dziale Nauki, do 31 stycznia

1.  Zaakceptowane przez Dziekana pismo skierowane do Prorektora ds. Nauki  z prośbą o zgodę na zorganizowanie imprezy naukowej, zawierające następujące dane:

• organizator (wydział, instytut, katedra, zakład)
• tytuł imprezy, czas jej trwania i przybliżony termin
• rodzaj imprezy (naukowa, dydaktyczna, ogólnopolska, krajowa z udziałem gości zagranicznych, międzynarodowa, regionalna itp.)
• opis merytoryczny, cel, proponowany program
• przewidywana liczba uczestników ogółem, w tym: z UKW, z kraju, z zagranicy
• skład komitetu organizacyjnego i naukowego, współorganizatorzy – wymienić wszystkie jednostki organizacyjne biorące udział w organizowaniu imprezy naukowej
• miejsce konferencji / sympozjum / kongresu / seminarium i zakwaterowania uczestników oraz żywienia, przewidywane imprezy towarzyszące (wystawa, sprzedaż publikacji****, wycieczka, bankiet, itd.
• wysokość opłaty konferencyjnej (wpisowe (osobno) + wyżywienie i zakwaterowanie
• wzór zaproszenia i wzór zgłoszenia na konferencję, który uwzględnia:  pytania o dostępność tj.  "Prosimy o podanie informacji dotyczących ewentualnych szczególnych potrzeb w zakresie dostępności architektonicznej, cyfrowej, informacyjno-komunikacyjnej, zgodnie z Ustawą z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2020 r. poz. 1062, z późn. zm.), umożliwiających udział w organizowanym przedsięwzięciu.", oraz zawiera klauzulę infomacyjną dla uczestników konferencji 
• do podania o zgodę na organizację konferencji należy dołączyć wniosek o upoważnienie RODO

2.  Kosztorys  uwzględniający źródło finansowania,  ewentualne koszty wynajmu sal, koszty pośrednie w wysokości 20 %,  zgodnie z  §3 pkt. 4. 14 Zarządzenia nr 45/2019/2020 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 25.02.2020 r.  (wzór kosztorysu jest dostępny tutaj)

 

ROZLICZENIE KONFERENCJI

1. W związku Rozporządzenia Ministra Nauki i Szolnictwa Wyższego z dn. 29 czerwca 2015 r. w sprawie Systemu Informacji o Nauce ( Dz. U. 2015.944, punkt 8 do załącznika nr 1) po zakończeniu konferencji w Dziale Nauki oraz drogą mailową (agilewska@ukw.edu.pl) należy złożyć informacje o zorganizowanej konferencji naukowej (patrz załącznik). Konferencja nie zostanie rozliczona bez dokonania tej formalności.

2. Wszystkie wydatki należy poprzedzić złożeniem zapotrzebowania, a następnie udokumentować fakturami VAT lub rachunkami wystawionymi na Uniwersytet Kazimierza Wielkiego, ul. Chodkiewicza 30, 85-064 Bydgoszcz, NIP 5542647568. Faktury i rachunki muszą być opisane i podpisane przez dysponenta środków.

Organizatorzy ustalają szczegóły i rozliczają konferencję / sympozjum / kongres / seminarium w Dziale Nauki w terminie do miesiąca od jej zakończenia.

 Wskazówki dla organizatorów:

• impreza powinna się samofinansować
• w skalkulowanej opłacie konferencyjnej należy ująć: wpisowe, koszt noclegów, wyżywienia, imprez towarzyszących, ewentualnie koszt materiałów konferencyjnych i publikacji
• wszyscy uczestnicy (w tym zaproszeni) koszty dojazdu do Bydgoszczy pokrywają we własnym zakresie
• gdy impreza odbywa się poza Bydgoszczą – w kosztach należy przewidzieć cenę środków transportu (autokar, mikrobus, itp.), podobnie w przypadku organizowania wycieczek
• sprawy publikacji, druku i inne związane z wydawnictwami – organizatorzy załatwiają w Wydawnictwie UKW

Środki, z których finansowana jest konferencja, mogą być wykorzystane (np. na publikację pokonferencyjną) nie później niż do końca następnego roku kalendarzowego, tzn. jeśli konferencja odbyła się np. w październiku 2018 roku, środki z wpływów można wydatkować maksymalnie do końca 2019 roku. Termin wydania środków przyznanych w ramach grantów dodatkowo ogranicza okres rozliczania danego grantu.