Dla pracowników Uczelni została stworzona aplikacja umożliwiająca wypełnienie wniosku o skierowanie na wyjazd zagraniczny on-line. Formularz ułatwi Państwu oszacowanie kosztów wyjazdu.

Formularz do wypełnienia wniosku ONLINE

Wypełniony i wydrukowany wniosek po podpisaniu przez osoby decyzyjne należy wraz z załącznikami  dostarczyć do Działu Nauki na 14 dni przed planowanym pobytem za granicą (w przypadku konferencji na 14 dni przed terminem opłaty wpisowego).

W przypadku wyjazdu finansowanego ze źródeł rozliczanych poza Działem Nauki na wniosku powinna znaleźć się również akceptacja jednostki decydującej o finansowaniu, która po potwierdzeniu dostępności środków oraz wskazaniu konta kosztowego przekazuje wniosek do Działu Nauki.

W przypadku wyjazdów doktorantów/studentów/ekspertów w zakładce - WYJAZDY- są dostępne formularze umów finansowych, które zamiast wniosku wypełniają ww. osoby.

Komplet dokumentów na wyjazd zagraniczny powinien zawierać; w przypadku wyjazdu:

1. na konferencję, sympozjum, kongres itp.: wniosek*, zaproszenie, informacje od organizatorów (program itp., potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem, krótki abstrakt dot. referatu (tytuł referatu w języku polskim i obcym), w przypadku wyjazdu na konferencję należy do wniosku wyjazdowego załączyć pełne dane dotyczące opłaty konferencyjnej – nazwę i adres banku, nr konta, nazwę i adres beneficjenta, SWIFT/BIC/ABA routing numer w przypadku przelewów do USA, IBAN, informację, co dana opłata obejmuje (np. wpisowe jest związane z wydrukowaniem materiałów pokonferencyjnych, opłatą za wyżywienie itd.) oraz do kiedy należy ją uiścić; formularz rejestracyjny wysyła osoba wyjeżdżająca za granicę;
2. na kwerendę (biblioteczną lub archiwalną): wniosek, szczegółowy plan kwerendy (nazwy bibliotek, poszukiwane pozycje książkowe), potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
3. na stypendia i staże: wniosek, informacje o przyznanym stypendium (wysokość, co dane stypendium obejmuje); zaproszenie na staż naukowy; plan pobytu; potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem;
4. w celu przeprowadzenia badań: wniosek, plan/zakres badań; potwierdzenie rezerwacji hotelu w przypadku rozliczania noclegów rachunkiem
5. ze studentami na praktyki językowe, badania terenowe itp.: wniosek opiekuna wyjazdu, listę studentów, zakres badań;
6. przy planowanych wyjazdach trwających powyżej miesiąca w ramach urlopu szkoleniowego lub bezpłatnego należy dołączyć pozytywną opinię Rady Wydziału w sprawie planowanego urlopu;
   w wyjątkowych przypadkach Prorektor ds. Nauki może zwolnić z tego obowiązku; w przypadku pełnej realizacji pensum w danym roku akademickim należy dołączyć pismo o niewstrzymywanie pensji

Wniosek wyjazdowy musi być zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego, dysponenta środków oraz Dziekana/Dyrektora Instytutu, w przypadku wyjazdu w ramach grantu (np. NCN, NCBiR) – Kierownika projektu/dysponenta środków; w przypadku wyjazdu doktorantów wymagana jest dodatkowo zgoda Kierownika Studium Doktoranckiego/Dyrektora Szkoły Doktorskiej; należy również na wniosku zamieścić informację czy dany wyjazd związany jest z prowadzonymi badaniami, pisaną pracą (doktorską, habilitacyjną), itp.;

Po złożeniu pełnej dokumentacji i pozytywnym zaopiniowaniu wniosku przez Prorektora ds. Nauki, w przypadku uzyskania środków finansowych, osoba wyjeżdżająca może otrzymać zwrot kosztów podróży (po przedstawieniu rachunków, biletów przejazdu) oraz dewizy na pokrycie kosztów wyżywienia i noclegów, których ilość zależy od wysokości przyznanych wcześniej środków finansowych.

Akty prawne

Rozporządzenie MPiPS w sprawie należności z tytułu podroży służbowej z dn. 29.01.2013

w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Rozporządzenie MPiPS w sprawie należności z tytułu podroży służbowej z dn. 29.11.2022

zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej

Zarządzenie Nr 21/2022/2023 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 17 stycznia 2023 r.

zmieniające Zarządzenie Nr 77/2020/2021 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 czerwca 2021 r. w sprawie Regulaminu dotyczącego krajowych i zagranicznych wyjazdów pracowników Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego oraz zasad finansowania kosztów wyjazdów krajowych i zagranicznych osób niebędących pracownikami uczelni

Zarządzenie Nr 38/2021/2022 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 14 marca 2022 r.

zmieniające Zarządzenie Nr 77/2020/2021 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 czerwca 2021 r. w sprawie Regulaminu dotyczącego krajowych i zagranicznych wyjazdów pracowników Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego oraz zasad finansowania kosztów wyjazdów krajowych i zagranicznych osób niebędących pracownikami uczelni

Zarządzenie Nr 77/2020/2021 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 2 czerwca 2021 r.

w sprawie Regulaminu dotyczącego krajowych i zagranicznych wyjazdów pracowników Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego oraz zasad finansowania kosztów wyjazdów krajowych i zagranicznych osób niebędących pracownikami uczelni