Przedmiotem ewaluacji mogą być jedynie osiągnięcia z czterech lat bezpośrednio poprzedzających rok przeprowadzenia ewaluacji. Oznacza to, że w przypadku ewaluacji, która zostanie przeprowadzona w 2021 r., uwzględniane będą jedynie osiągnięcia za lata 2017-2020. Od powyższej zasady istnieje jeden wyjątek. W kryterium trzecim (wpływ osiągnięcia na społeczeństwo lub gospodarkę) można zgłaszać osiągnięcia wytworzone przed okresem objętym ewaluacją, ale których wpływ dał się odczuć właśnie w okresie 4 lat bezpośrednio poprzedzających rok przeprowadzenia ewaluacji.

od 1 stycznia 2019 – tzw. oświadczenie o afiliacji

(po złożeniu oświadczeń o dyscyplinach i zaliczeniu do liczby N) naukowiec może przypisywać swoje osiągnięcia publikacyjne zatrudniającemu go podmiotowi poprzez składanie oświadczeń upoważniających zatrudniający go podmiot do wykazania tych osiągnięć (tzw. oświadczenie o afiliacji)

 Naukowiec powinien składać to oświadczenie przynajmniej raz do roku – dzięki temu jego osiągnięcia publikacyjne będą systematycznie „zasilały” system POL-on jako przypisane do określonej dyscypliny i określonego podmiotu.

 Naukowiec musi złożyć oświadczenie o afiliacji danego osiągnięcia publikacyjnego najdalej do końca roku następującego po roku, w którym zostało opublikowane takie osiągnięcie. Oznacza to, że jeśli naukowiec opublikował artykuł w 2019 r., musi złożyć oświadczenie afiliacyjne zawierające przypisanie artykułu do zatrudniającego go podmiotu najdalej do końca 2020 r.

 W przypadku gdy naukowiec jest zatrudniony w jednym podmiocie, upoważnia podmiot do wykazania w ewaluacji wszystkich swoich osiągnięć publikacyjnych, które powstały w związku z zatrudnieniem go w tym podmiocie.

 Oznacza to, że jeśli naukowiec przed dniem 3 września 2019 r. był zatrudniony w innym podmiocie i prowadził tam działalność naukową, to osiągnięcia publikacyjne, które ukazały się w związku z tą jego działalnością nie mogą być przypisywane podmiotowi, który zatrudnił go dopiero od dnia 3 września.

 W przypadku gdy naukowiec jest zatrudniony w więcej niż jednym podmiocie i w każdym z nich jest zatrudniony na stanowisku, na którym wymagane jest prowadzenie działalności naukowej, naukowiec składa oświadczenie o afiliacji w każdym z podmiotów w których jest zatrudniony w celu prowadzenia działalności naukowej.

 Naukowiec zatrudniony w więcej niż jednym podmiocie wskazuje w swych oświadczeniach o afiliacji, które z osiągnięć publikacyjnych przypisuje do danego podmiotu.

 Dane osiągnięcie publikacyjne może zostać przypisane tylko do jednego podmiotu polskiego systemu szkolnictwa wyższego i nauki.

najdalej do 1 stycznia 2021 – naukowiec zakłada konto ORCID

 Naukowiec dokonuje autentykacji konta ORCID poprzez system PBN oraz dokonuje powiązania danych z systemem POL-on.

 Po opublikowaniu artykułu, rozdziału, monografii lub po opublikowaniu monografii, której naukowiec był redaktorem – osiągnięcie publikacyjne automatycznie pojawia się na koncie ORCID naukowca i zasila system POL-on (w sytuacji gdy publikacja posiada DOI).

 Po opublikowaniu artykułu, rozdziału, monografii lub po opublikowaniu monografii, której naukowiec był redaktorem – naukowiec wpisuje dane osiągnięcie publikacyjne na swoje konto ORCID, z którego dane te pobierane są do systemu POL-on (w sytuacji gdy publikacja nie posiada DOI).

 Do czasu założenia przez naukowca konta ORCID i dokonania jego autentykacji naukowiec przekazuje informacje na temat swoich publikacji do zatrudniającego go podmiotu. W podmiocie jest wyznaczona osoba lub grupa osób, które są odpowiedzialne za wprowadzanie danych o osiągnięciach publikacyjnych pracowników do systemu POL-on. (na UKW również po założeniu konta)

 

Przewodnik po systemie ewaluacji jakości działalności naukowej, s.127-129