W przypadku, gdy autor planuje wydanie publikacji w wydawnictwie zewnętrznym, należy złożyć do Prorektora ds. Nauki podanie o zgodę na publikację. Do podania należy dołączyć:

• wstępną kalkulację kosztów
• kalkulację kosztów z Wydawnictwa UKW (dla porównania).

Po udzieleniu zgody przez Prorektora ds. Nauki należy złożyć zapotrzebowanie. Wybór wydawnictwa podlega procedurze zamówień publicznych. Informacji w sprawie trybu realizacji zapotrzebowania udziela Dział Zamówień Publicznych.

Po wybraniu wydawnictwa zostanie sporządzona umowa wydawnicza regulująca warunki wydania publikacji, którą podpisuje ze strony UKW Prorektor ds. Nauki.